名牌展会源于精心打造

【好展会网】 一、大会盛况<br>911事件后美国经济略显萧条，但2001年11月12日至16日在美国拉斯维加斯召开的COMDEX/FaLL依然热度不减，集中地展示了市场热门产品，很好地反映了全球IT技术的发展趋势。尽管去年年初以来全球PC产业需求不振，美国经济持续低迷，加上参展费用较高，使得本届展会在展位面积上和参观人数上都有所减少。但作为世界信息技术博览会的鼻祖，连续举办了22届的COMDEX/Fall依然吸引了世界各地买家的关注，包括微软、思科、索尼、诺基亚、爱立信、甲骨文在内的约2000家展商参加了本届展会，设置了近1万个展位，吸引了约15万专业观众入场。尽管参观者的数量较之上届减少约四分之一，但是有实力的买家大都如期而至。本届展会上的几大热点是：数据安全、数字网络、移动设备、远程信息处理、数字成像以及互联网应用设备。<br><br>二、中国公司的参与<br>由于911事件，中国公司的参与程度受到影响，展出面积临时做了较大调整。尽管如此，中国展团的出现仍然受到人们的广泛关注。这次的中国展区主要由北京和深圳两个展团组成，天津经济技术开发区、中贸联和联想集团另有单独的展位。此外，香港贸易发展局也组织了十几家香港公司参展。令人遗憾的是，除了联想公司的展位布置较有新意外，其它中国内地公司在展位设计上略显呆板，产品陈列及推广方式也缺乏吸引力。<br>鉴于COMDEX的良好声誉和本届展会呈现出的实际效果，深圳和北京的展团均表示2002年年会继续参展，而且参展面积要比2001年扩大许多。可以预计，在今年的展会上中国展团必将吸引更多买家的目光。<br><br>三、组织、管理经验<br>作为IT专业展会的组织者，笔者早就耳闻COMDEX的赫赫大名，此次专程赴美，更是分外留意Key3Media公司是如何组织和管理这样一个大型展会的。<br>1、提前预定<br>依照大会惯例，本届展会开幕之际，便是下届展会预订之时，参展公司的位置按先后顺序挑选，与展览面积大小没有必然联系，而且凡在上一年签订的合同每平方英尺均优惠2美元，不同位置价格相同。这样的规定在很大程度上促使参展商早早签下下一年度的参展合同，也大大降低了主办者所要承担的风险。本届展会之所以没有受到“911”事件的强烈冲击，不能不说上述做法起到了很大的作用。<br>反观国内的展会主办者，在这方面往往比较被动。许多参展商很早就表达了意愿甚至签署了合同但就是迟迟不付款，有的甚至在展会闭幕后还不及时交纳款项，这样在无形中把经营的风险从参展商的一方转嫁到了主办方，而且大大增加了主办方的经营成本。当然，中国的营商环境和信誉程度与美国不可同日而语，但是美国同行未雨绸缪、以我为主的经营方式仍然值得我们借鉴。<br>2、与大客户之间的相互支持<br>众所周知，微软公司和COMDEX展会之间有着非同寻常的缘份。比尔盖茨早在1983年就首次参加了COMDEX/Fall，而微软公司也是在这一年成立的。当年比尔盖茨做演讲时还只是个毛头小伙，而为他放幻灯的竟然是他的父亲。自此以后，微软公司年年参展，展位面积逐步扩大，伴随着COMDEX大会共同成长，而比尔盖茨每年的首场主题演讲也成为COMDEX的保留节目。当然，对于微软这样的大客户，组委会自然要在方方面面给予特别关照，彰显他们与众不同的地位。<br>18年后的今天，微软公司成长为全球IT业的巨人，而COMDEX/Fall也壮大成世界顶尖的信息技术博览会。二者相互帮衬，相得益彰，演绎了一段令人称道的佳话。而类似微软这样的大客户，COMDEX绝非只有一家，正是由于众多极具实力的参展商的鼎力支持，才使得COMDEX广受关注，常盛不衰。<br>3、充分依靠代理商<br>参观COMDEX/Fall之后，最大的感受是主办机构Key3Media非常重视代理商的工作，而且愿意下大力气培养和扶植代理商。以这次为例，来自韩国、匈牙利、德国、阿联酋、瑞典、巴西、日本、香港、台湾、中国内地的代理商都受邀来到拉斯维加斯，一方面学习观摩，另一方面接受培训，同时也交流感情。其实COMDEX展会不仅在美国本土大获成功，而且每年在全世界17个国家要举行23场之多，仅靠Key3Media独力支撑显然是不够的，遍及世界各地的代理商正是主办机构与成千上万参展商、买家沟通的桥梁和纽带，实在功不可没。从这个意义上说，Key3Media在代理商身上所做的投资也是不会蚀本的。<br>反观国内的展会主办机构，往往是依靠自身的力量在市场上拼杀，对代理商提供的支持和帮助非常有限，给予的培养和投资也明显不足。国内的展会若想扩大规模，提升档次，成为国际性的知名展会，主办机构就必须尽快培养一批有实力、有信誉、有感情的代理商。<br>4、想尽一切办法满足赞助商，突出赞助商<br>展览会的收入主要有两个来源：一是参展商，二是赞助商。国内的主办机构比较重视前者，而往往忽略后者。即便是对赞助商的重要性有一定的认识，也苦于没有足够的方法来满足和突出赞助商。相比之下，美国同行对赞助商的考虑和呵护更加细致入微。例如，在会场我们随时随地、每时每刻都能看到赞助公司的名称和标识——从展馆顶棚到入口拱门，再到行人通道；从主办机构印发的每份宣传材料到大会演讲的每一张投影图片，再到会后发给参展商的信函，赞助公司的名称和标识被无数次提及。当然，每多宣传一次，赞助商相应地就要多付一份费用。主办机构要做的事情决不只是收钱，他们必须事先为赞助商提供十分详尽的数据，包括本届展会的展出规模、参观人数、市场热点、宣传途径，每一种赞助方式的目标受众、浏览次数、投资回报等等。另外，对于赞助商的各种询问和要求更是有问必答、倾心尽力。唯其如此，赞助商才愿意掏钱，舍得掏钱。<br>5、现场管理非常严格<br>以承建和搬运为例。大会的指定机构是FREEMAN，任何参展商一旦进到展馆现场，任何有关展位搭建及展品搬运的工作，都必须也只能交由这家公司完成，哪怕只是更换一个灯泡，或是借用一下推车。当然，参展商完全可以亲力亲为，但若不经过FREEMAN而自备工具则视为违规，现场会有人干涉。由于FREEMAN的收费标准是事先经过核定的，比较合理，所以在展览期间并未招致参赞商的不满或者投诉。这样做的好处有二：一是现场秩序井然，无论布展还是撤展都不会出现国内展会常见的混乱局面；二是主办机构可以从中标的承建商那里收取一笔相当可观的费用。<br><br>以上是笔者观展归来的些许见闻和点滴心得，谨记于此。COMDEX/Fall能够成为享誉世界的名牌精品，源于主办机构Key3Media常年不懈的精心打造。“它山之石，可以攻玉”，笔者相信，美国同行成功的运作方式和管理模式必将对我国的会展工作者有所裨益。
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