点石成金之精打细算：会议与展览的预算(三)

【好展会网】 新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：<BR>1、活动策划与主题确定<BR>2、节目策划与议程安排<BR>3、资料准备<BR>4、与会人员邀请、沟通与确定<BR>5、时间、场地落实与场景布置<BR>6、产品展示、演示与信息发布<BR>7、现场气氛控制<BR>一、清楚发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格。<BR>大体上，新闻发布会可以分为如下几个类别，而且风格也基本沿用下述套路：<BR>1、政治性严肃感<BR>2、高科技产品类正规中带有活泼<BR>3、农业类别亲切、环保<BR>4、文化类别文化感、历史感<BR>5、一般工业品科技感、品质感<BR>6、娱乐类活泼，前卫<BR>7、时尚产品经典中带有时代气息<BR>8、工艺品类经典、古拙<BR>9、其他类别相应的风格<BR>二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。<BR>一个发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力，殊难完成。<BR>建立组织的原则：一是专业原则，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组；二是平衡原则，因事设组，每个组的工作量相对平衡；三是分工原则，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；四是扁平原则，一般在大型的活动中有多层次的金字塔结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要；五是制度原则，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。<BR>发布会通常牵涉到各个部门，一般来说，公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层，甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。<BR>筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，条件许可的话，应该请专业公司代理。<BR>三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。<BR>时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。<BR>整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。<BR>四、活动策划、确定活动主题。<BR>活动策划主要包括如下内容：<BR>1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。<BR>在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比较合适。<BR>2、主题策划发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现XXX发布会字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。<BR>另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有新闻字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批。一般来说，实践中，很多企业略去新闻字样，采用其它称法。<BR>确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的关键点，宜重点来抓。<BR>参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。<BR>新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。<BR><br>
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