点石成金之精打细算：会议与展览的预算(四)

【好展会网】 五、拟定活动策划案和具体操作方案。<BR>活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。<BR>具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。<BR>六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：<BR>1、会议议程<BR>2、新闻通稿<BR>3、演讲发言稿<BR>4、公司/组织宣传册<BR>5、有关图片<BR>6、纪念品(或纪念品领用券)<BR>7、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)<BR>新闻通稿包括如下：<BR>1、消息稿。字数较短，一般在1000字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。<BR>2、通讯稿。篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。<BR>3、背景材料。<BR>4、图片资料。<BR>以上资料一般以书面形式提供，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。<BR>5、重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如，企业最高负责人的发言，技术、营销分管领导的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道有益为标准。<BR>6、公司或组织的宣传册。<BR>7、参会重要人物、知名人士材料。<BR>七、时间选择与场地落实、现场布置。<BR>时间选择在新闻策划中是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异。<BR>企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如两会期间版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效果。<BR>另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进行。<BR>场地的选择上，一般综合考虑以下几点：<BR>一、是品位与风格。<BR>场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。<BR>酒店有不同的星级，从此次发布会来看，选择五星级或四星级是可以的。<BR>另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。<BR>酒店也有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。<BR>二、是实用性与经济性。<BR>会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？等等，这些都要考虑。<BR>三、是方便性。<BR>离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？<BR>现场布置包括：<BR>1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。<BR>2、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。<BR>3、席位摆放。<BR>摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过，现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。<BR>摆放原则：职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后。<BR>注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。<BR>4、相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。<BR>5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。一般会议会要求与会者留下名片，准备好请赐名片盒。<BR>八、现场控制。<BR>现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。<BR>对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。<BR>在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的重心上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。<BR>在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。<BR>答记者问上，一般来说，由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。<BR>在国内，大多数记者不会提恶意刁难的问题，有时连善意刁难的问题都少涉及到，往往觉得太不精彩。事实上，提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度，是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的点，更有助于传播。<BR>发布会前一般会准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。<BR><br>
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